Политика за поверителност

Данни за Администратора:

Данни за контакт с „ВУЛКАН“ЕООД:

Местоположение:

Държава: България

Адрес: гр. ПЕРНИК, кв. Твърди ливади бл.9 ап.3

Телефон: 0898648904

Ел. поща: info@e-gumi.com

Интернет страница: www.e-gumi.com

Данни за контакт с Отговорник по защита на данните:

С нашият Отговорник по защита на данните можете да се свържете директно тук:

Ел. поща: info@e-gumi.com

Тел: 0898648904

I. Въведение

1. Общ регламент за защита на личните данни

Регламент (ЕС) 2016/679 от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (Общ регламент относно защитата на данните) и за отмяна на Директива 95/46/ЕО, влиза в законна сила считано от 25 май 2018 г. и има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните - членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

2. Обхват очертан от Общия регламент за защита на данните

Материален обхват – Общият регламент относно защитата на данните се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни, които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.

Териториален обхват правилата на Общия регламент относно защитата на данните ще важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.

3. Понятия

„Лични данни" - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

„Обработване" - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

„Администратор" - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните" - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

„Дете“ – Регламентът определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

„Профилиране" - всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;

„Нарушение на сигурността на лични данни" - нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

„Основно място на установяване“ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.

Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи.

„Получател" - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;

II. Декларация относно политиката по защита на личните данни

1. Настоящата Политика за защита налични данни на физически лица се изготвя и утвърждава от „ВУЛКАН“ЕООД и е неразделна част от условията за встъпване и реализиране на правоотношения с „ВУЛКАН“ЕООД.

Всяко заинтересовано лице следва да се запознае и да прочете този документ внимателно.

В случай че не сте съгласни с предвидените в него условия и процедури, няма да имате възможност да встъпите в правоотношения с „ВУЛКАН“ЕООД.

При промяна на Политиката, промените ще бъдат утвърдени от ръководния орган на „ВУЛКАН“ЕООД и публикувани на неговата Интернет страницата - www.e-gumi.com .

2. Ръководството на „ВУЛКАН“ЕООД, се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на физическите лица, чиито лични данни „ВУЛКАН“ЕООД събира и обработва съгласно Общия регламент относно защитата на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

3. В съответствие с Общия регламент относно защитата на данните към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

4. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни на физическите лица, включително тези, които се извършват относно лични данни на служители/работници, клиенти, потребители, контрагенти, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.

5. Отговорникът по защита на данните отговаря за преразглеждането на „Регистъра на дейностите по обработване на администратора“ ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на „ВУЛКАН“ЕООД както и всички допълнителни изисквания, оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган.

6. Тази политика се прилага по отношение на всички физически лица – служители/работници/кандидати за работа, клиенти, потребители, контрагенти, доставчици, подизпълнители, партньори на „ВУЛКАН“ЕООД и/или техни представители, както и други заинтересовани страни (напр. лица, които са подали рекламация, жалба, искане, сигнал, запитване; лица, ползватели на Интернет сайта и онлайн магазина на „ВУЛКАН“ЕООД и др.).

Всяко нарушение на Общия регламент относно защитата на данните от страна на работниците/служителите „ВУЛКАН“ЕООД ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.

7. Партньори, подизпълнители и трети лица, които работят с или за „ВУЛКАН“ЕООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни на физически лица, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази Политика.

Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни на физически лица, съхранявани от „ВУЛКАН“ЕООД, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които „ВУЛКАН“ЕООД е поел, и което дава право на „ВУЛКАН“ЕООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

III. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679

1. „ВУЛКАН“ЕООД е администратор на данни, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.

2. Висшето ръководство и всички членове на управителните органи на „ВУЛКАН“ЕООД са отговорни за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в „ВУЛКАН“ЕООД.

3. Отговорникът по защита на данните (наричан за краткост ОЗД), с роля определена в Регламент (ЕС) 2016/679, трябва да бъде част от висшето ръководство, и да се отчита пред управителния орган (управителите) на „ВУЛКАН“ЕООД за управлението на личните данни в рамките на организацията и за гарантирането на възможността за доказване на съответствието със законодателството за защита на данните и добрите практики.

Тази отчетност на Отговорника по защита на данните включва:

разработване и внедряване на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;

управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.4. Отговорникът по защита на данните, който управителният орган счита за подходящо, квалифицирано и опитно лице, е назначено, за да поеме отговорността за съответствието на „ВУЛКАН“ЕООД с тази политика на ежедневна основа. ОЗД е пряко отговорно да гарантира, че както като цяло организацията на „ВУЛКАН“ЕООД, така и дейността на всеки член на ръководния състав, която се извършва в рамките на неговата област на отговорност, съответстват на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679.

5. ОЗД има специфични отговорности по отношение на процедури като „Процедура за управление на исканията от субектите“ и са контактна точка за служителите/работниците на администратора, които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните.

6. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на „ВУЛКАН“ЕООД, които обработват лични данни.

7. Политиката за обучение на „ВУЛКАН“ЕООД („Политика за провеждане на обучение“) определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите/работници на „ВУЛКАН“ЕООД.

IV. Принципи за защита на данните

Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на „ВУЛКАН“ЕООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като „основания за обработване“.

Добросъвестно - за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за „прозрачност“.

Прозрачно – Общият регламент относно защитата на данните включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от Регламента. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Правилата за уведомяване на субекта на данни от „ВУЛКАН“ЕООД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни и уведомлението се записва в „Уведомление за поверително третиране на личните данни (декларация за поверителност)“.

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
контактите на ДЛЗД;
целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
периода, за който ще се съхраняват личните данни;
съществуването на следните права - да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
категориите лични данни;
получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от „Регистъра на дейностите по обработване на данни на администратора „ВУЛКАН“ЕООД (чл. 30 ОРЗД). „Процедура за прозрачност при обработката на лични данни“ определя съответните правила.

3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

Отговорникът по защита на данните е отговорен да осигури „ВУЛКАН“ЕООД да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.
Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка „Уведомление за поверително третиране на личните данни (декларация за поверителност)“ и да бъдат одобрени от ОЗД.
Отговорникът по защита на данните ще гарантира, че на годишна основа всички способи за събиране на данни се преглеждат от вътрешен одит, за да се гарантира, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни, не са прекомерни („Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните и използваната методология за оценка на въздействието“).

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
Отговорникът по защита на данните е отговорен да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им (Процедура за провеждане на обучение).
Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от „ВУЛКАН“ЕООД са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
От субекта на данните трябва да се изисква да уведомява „ВУЛКАН“ЕООД за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на „ВУЛКАН“ЕООД е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
Отговорникът по защита на данните носи отговорност да се гарантира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
Най-малко на годишна база Отговорникът по защита на данните ще преглежда сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от „ВУЛКАН“ЕООД, като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
Отговорникът по защита на данните е отговорен за съответствие с искания за корекция на данни в рамките на един месец (“Процедура за управление на исканията от субектите”). Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако „ВУЛКАН“ЕООД реши да не се съобрази с искането, Отговорникът по защита на данните трябва да отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган, и да потърси правна защита.
Отговорникът по защита на данните е отговорен за вземане на подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети страни имат неточни или остарели лични данни, да ги информира, че информацията е неточна или остаряла и е да не се използва за вземане на решения относно лицата, да информира съответните страни; и да препраща всяка корекция на лични данни към третите страни, където това е необходимо.

5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (данните се съхраняват в специализирани помещения, охранявани с действаща СОТ система; достъпът до административните отдели на „ВУЛКАН“ЕООД е ограничен – установена е система за контролиран достъп; външни лица се допускат само след идентифицирането им; има действаща система за видеонаблюдение на територията на търговските обекти на „ВУЛКАН“ЕООД; достъп до данните, които са в електронен вид, се съхраняват в специализирани софтуерни програми, като достъп до тях имат само съответните отговорници (ръководни служители), за които са създадени отделни акаунти с отделно потребителско име и парола, които са известни само на съответния отговорник; установена е честа смяна на паролите за достъп с цел постигане на по-високо ниво на защита на данните; установени са различни нива на достъп до данните; използват се специализирани софтуерни продукти във връзка с ОРЗД с високо ниво на защита – достъп имат само определени лица с отделни акаунти, защитени с отделни пароли; електронните регистри се съхраняват на сървър с високо ниво на защита; има утвърдени различни процедури, които гарантират сигурността при обработката, съхраняването и унищожаването на данни; налице е инсталиран антивирусен софтуер и защитни стени на всички компютърни устройства; при неактивност на софтуерните програми, съдържащи данни, достъпът до тях автоматично се деактивира; всеки служите, който работи с компютърно устройство въвежда потребителско име и парола за да може да го използва; данните, които са на хартиен носител се съхраняват в заключен шкаф, достъп до който има само съответният отговорник; По отношение на сигурността на информацията в софтуерния продукт, който използва финансовият/счетоводният отдел са имплементирани следните защити: входа в системата се осъществява с потребителско име и парола, които се криптират и се изпращат криптирани към сървъра където се проверяват за валидност; информацията, която се обменя между работните места и сървъра кодирана; всеки потребител е асоциирам към определена роля(и), което определя до какви данни има достъп и какви операции може да извърша със системата; самата система е реализирана като 3-слойна архитектура – Клиентски приложение, с което работят потребителите, Application server и база данни. Application server и база данни работят на един физически сървър, до който има достъп само администратор. Сървърът е заключен в отделно помещение; базата данни се архивира всяка вечер и архив се пази 10 дни на отделен диск на сървъра. Всяка вечер архив се качва на FTP на хостинга на „ВУЛКАН“ЕООД; Сървърите на „ВУЛКАН“ЕООД са два на брой и се намират в специално пригодени и климатизирани стаи с ограничен достъп), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с “Процедура за съхраняване и унищожаване на данните” и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
Отговорникът по защита на данните специално трябва да одобри всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в “Процедура за съхраняване и унищожаване на данните” и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.

6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от Регламента)

Отговорникът по защита на данните ще извърши оценка на въздействието (оценка на риска), като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от „ВУЛКАН“ЕООД.

При определянето на това доколко уместно е обработването, Отговорникът по защита на данните трябва също така да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или контрагенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на контрагентите, доставчиците, подизпълнителите, потребителите и клиентите.

При оценяването на подходящи технически мерки, Отговорникът по защита на данните ще разгледа следното:

Защита с парола;
Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
Антивирусен софтуер и защитни стени;
Правата за достъп основани на роли, включително тези, на назначен временно персонал
Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други;
Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;
Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност, подходящи за „ВУЛКАН“ЕООД.

При оценяването на подходящите организационни мерки Отговорникът по защита на данните ще вземе предвид следното:

Нивата на подходящо обучение в „ВУЛКАН“ЕООД;
Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
Включването на защитата на данните в трудовите договори;
Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
Приемането на политика на „чисто работно място“ (при напускане на работното място, цялата работна документация е премахната или прибрана в подходящи за това и с ограничен достъп места - специални шкафове, заключени помещения, унищожаване на вече ненужни документи и т.н.);
Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;
Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват.

7. Спазване на принципа на отчетност

Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност, предвиден в чл. 5, пар. 2 от Регламента изисква от администратора да докаже, че спазва останалите принципите в Регламента и изрично заявява, че това е негова отговорност.

„ВУЛКАН“ЕООД ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

V. Права на субектите на данни

1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:

Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен");
Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

2. „ВУЛКАН“ЕООД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:

Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в Процедура за управление на исканията от субектите; тази процедура също така описва как „ВУЛКАН“ЕООД ще гарантира, че отговора на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Регламента.
Субектите на данни имат право да подават жалби до „ВУЛКАН“ЕООД, свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на жалбите в съответствие с Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни.

VI. Съгласие

1. Под „съгласие“ „ВУЛКАН“ЕООД ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.

2. „ВУЛКАН“ЕООД разбира под "съгласие" само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.

3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване чрез попълнена и подписана от субекта декларация или формуляр, чрез изрично приемане на отправено до субекта известие за поверителност, чрез отбелязване в съответното поле при съгласие, дадено онлайн, или по всякакъв друг начин и способ, при който може да се направи недвусмислено заключение, че субектът е дал изрично информирано съгласие за обработване на личните му данни.

4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие, “Процедура по получаване на съгласие за обработване на лични данни на субектите на данни”, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.

5. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от „ВУЛКАН“ЕООД, като се използват стандартни документи за съгласие (декларации/формуляри) напр. когато нов контрагент, клиент или потребител или доставчик желае да му бъде изготвена оферта, подписва договор или фактура или по време на набиране на нов персонал и т.н.

6. Когато „ВУЛКАН“ЕООД обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години (освен ако държавата-членка не е предвидила по-ниска възрастова граница, която не може да бъде по-ниска от 13 години).

VII. Сигурност на данните

1. Всички служители/работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които „ВУЛКАН“ ЕООД държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако „ВУЛКАН“ЕООД не е дал такива права на тази трета страна , като са сключили договор/клауза за поверителност.

2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:

в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация (Правила за контрол на достъпа); и / или
съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители/работници на „ВУЛКАН“ЕООД. От всички служители/работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.

4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на контрагенти, доставчици, потребители и клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол.

5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с “Процедура за съхраняване и унищожаване на данните”. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като "поверителни отпадъци". Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.

6. Обработването на лични данни "извън офиса" представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обекти на администратора.

VIII. Разкриване на данни

1. „ВУЛКАН“ЕООД трябва да осигури условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители/работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.

Необходимо е на служителите да се извърши специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.

2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Отговорника за защита на данните.

IX. Съхраняване и унищожаване на данните

1. „ВУЛКАН“ЕООД не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.

2. „ВУЛКАН“ЕООД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

3 Периода на съхранение за всяка категория на лични данни ще бъдат изложени в “Процедура за съхраняване и унищожаване на данните” както и на критериите, използвани за определяне на този период, включително всякакви законови задължения, „ВУЛКАН“ЕООД е да се запази данните.

4. “Процедура за съхраняване и унищожаване на данните”, както и “Правилата за унищожаване на информацията върху неизползвани записващи носители” „ВУЛКАН“ЕООД ще се прилагат във всички случаи.

5. Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Регламента) – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“);

X. Трансфер на данни

1. Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като "трети страни") са незаконни, освен ако няма подходящ "ниво на защита на основните права на субектите на данни.

Прехвърлянето на лични данни извън ЕС е забранено, освен ако не се прилагат една или повече от указаните гаранции или изключения:

2. Решение за адекватност

Европейската комисия може да оцени трети страни, територия и/или специфични сектори в трети страни, за да прецени дали има подходящо ниво на защита на правата и свободите на физическите лица. В тези случаи не се изисква разрешение.

Държавите, които са членки на Европейското икономическо пространство (ЕИП), но не и на ЕС, се приемат като отговарящи на условията за решение за адекватност.

3. Щит за личните данни в отношенията между ЕС и САЩ (EU-U.S. Privacy Shield)

Ако Организацията желае да прехвърли лични данни от ЕС на трета страна в САЩ, тя трябва да провери дали организацията е подписала Рамковото споразумение „Privacy Shield“ с Министерство на търговията на САЩ.

Американското министерство на търговията отговаря за управлението и администрирането на Privacy Shield и гарантира, че компаниите изпълняват своите ангажименти. За да могат да се сертифицират пред министерството, фирмите трябва да имат политика за защита на личните данни в съответствие с принципите на ОРЗД, напр. използват, съхраняват и прехвърлят личните данни в съответствие набор от строги правила и предпазни мерки за защита на данните.

4. Задължителни фирмени правила

„ВУЛКАН“ЕООД може да приеме одобрени задължителни корпоративни правила за прехвърляне на данни извън ЕС. Това изисква подаването им за одобрение до съответния надзорен орган.

5. Стандартни договорни клаузи

„ВУЛКАН“ЕООД може да приеме утвърдени стандартни договорни клаузи за защита на данните при прехвърляне на данни извън Европейското икономическо пространство. Ако „ВУЛКАН“ЕООД приема стандартни договорни клаузи, одобрени от съответния надзорен орган има автоматично признаване на адекватността.

6. Изключения

При липса на решение за адекватност, членство в US Privacy Shield, задължителни фирмени правила и/или договорни клаузи, прехвърляне на лични данни в трета страна или международна организация се извършва само при едно от следните условия:

субектът на данните изрично се е съгласил с предложеното прехвърляне, след като е бил информиран за възможните рискове от такива прехвърляния;
предаването е необходимо за изпълнението на договор между субекта на данните и администратора или за изпълнението на преддоговорни мерки, взети по искане на субекта на данните;
предаването е необходимо за сключването или изпълнението на договор, сключен в интерес на субекта на данните между администратора и друго физическо или юридическо лице;
предаването е необходимо поради важни причини от обществен интерес;
предаването е необходимо за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
предаването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на други лица, когато субектът на данните е физически или юридически неспособен да даде своето съгласие;
предаването се извършва от регистър, който съгласно правото на ЕС или правото на държавите членки е предназначен да предоставя информация на обществеността и е достъпен за справка от обществеността по принцип или от всяко лице, което може да докаже, че има законен интерес за това, но само доколкото условията за справка, установени в правото на Съюза или правото на държавите членки, са изпълнени в конкретния случай.

XI. Регистър на дейностите по обработване на данни (инвентаризация на данните)

1. „ВУЛКАН“ЕООД е създала процес на инвентаризация на данните (Регистър на дейностите по обработване на администратора) като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. Регистърът се поддържа в писмена форма, включително в електронен формат. При инвентаризацията на данните в „ВУЛКАН“ЕООД и в работният поток от данни се установяват:

бизнес процесите, които използват лични данни;
източниците на лични данни;
броя на субектите на данни;
описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
дейностите по обработване;
целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
правното основание за обработването;
получателите или категориите получатели на личните данни;
основните системи и места за съхранение;
всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
сроковете за съхранение и заличаване.

2. При поискване, администраторът и — когато това е приложимо — представителят на администратора, осигуряват достъп до Регистъра на надзорния орган.

3. „ВУЛКАН“ЕООД е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.

4. „ВУЛКАН“ЕООД оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от „ВУЛКАН“ЕООД и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на „ВУЛКАН“ЕООД. (“Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните” и използваната “Методология за оценка на въздействието”).

5. „ВУЛКАН“ЕООД управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с тези правила.

Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване „ВУЛКАН“ЕООД следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.

6. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че „ВУЛКАН“ЕООД ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на Отговорникът по защита на данните.

7. Ако ОЗД има сериозни опасения или относно потенциалната вреда или опасност, или относно количеството на съответните данни, то следва да ескалира въпроса пред надзорния орган.

8. Отговорникът по защита на данните, прави периодичен (ежегоден) преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване на администратора“ в светлината на всякакви промени в дейностите на „ВУЛКАН“ЕООД.

XII. Използване на Интернет сайта и онлайн магазина на „ВУЛКАН“ЕООД

1. Вие сами решавате дали и как да използвате услугите, предоставяни чрез онлайн магазина на „ВУЛКАН“ЕООД.

Във формите, чрез които се въвеждат лични данни, ясно обозначаваме задължителния или доброволния характер на предоставяне на данните. Данните, попълването на които е задължително, са такива, без които е невъзможно да предоставим съответната услуга или част от нея.

След подаване на заявка в Онлайн магазина, Потребителят изразява своето съгласие за предоставяне на своите лични данни в базата данни на Онлайн магазина и за тяхното обработване с цел изпълнение на договора.

Подаването на лични данни от страна на Потребителя и съгласието за тяхното обработване са необходими за реализирането на поръчката от страна на Магазина.

Потребителят носи отговорност за подаване на неверни лични данни.

Личните данни не се предоставят на други субекти за маркетингови цели

Ако е необходимо, можем да споделим Вашите данни с други компании, например с куриерските компании, които ще ви доставят стоките. Тези компании могат да използват Вашите данни само при обработката на поръчката, а не за други цели.

Личните данни са защитени и се обработват и съхраняват в съответствие с приложимото законодателство и настоящата Политика за защита на лични данни.

2. „ВУЛКАН“ЕООД събира и съхранява само необходимите данни на лицата, които използват Онлайн магазина („Потребители“). Едновременно с това „ВУЛКАН“ЕООД се грижи информацията за Потребителите да не става достоянение на трети лица. Това е продиктувано от желанието Потребителите да са спокойни, че личните им данни са защитени, като в същото време са спазени и законовите разпоредби.

Всички служители на „ВУЛКАН“ЕООД се задължават да не разпространяват информацията, станала им известна по време на изпълнение на трудовите/служебните им задължения и касаеща Потребителите.

„ВУЛКАН“ЕООД осигурява на Потребителите на Онлайн магазина пълен достъп до техните лични данни, както и възможност за тяхната промяна или премахване, в който и да е момент.

Потребителите на Онлайн магазина може във всеки един момент да премахне своя акаунт или да се откаже от получаване на информация по електронната поща. В административния панел на сайта Потребителят ще намери всички необходими инструменти за управление на своя потребителски профил и поръчките, в това число ще получи също и възможност за проверка на историята на своите поръчки и свързаните с тях плащания.

Регистрацията на Потребител в Онлайн магазина – www.e-gumi.com е свързана с подаване на ограничено количество данни и е напълно безплатна и доброволна. Попълването на данни е въпрос на свободно желание и осмислен избор на Потребителя. Подаването на непълни или неверни данни може да доведе до невъзможност да се реализира дадена поръчка.

Данните, подадени по време на регистрацията, се обработват само и единствено с разрешението на Потребителя. Чрез попълването на данните, които са основа за реализирането на поръчката, Потребителят изразява съгласието си за поместване на личните си данни в базата данни на Онлайн магазина, както и за тяхното обработване от страна на „ВУЛКАН“ЕООД с цел реализиране на поръчката, в т.ч. на извършване проверка на данните, свързани с поръчката, както и с информирането за етапите по реализиране на поръчката, а също така и с цел изпращане на друга информация, свързана с Онлайн магазина и неговата оферта. Подаването на лични данни от страна на Купувача е доброволно, но при отказ от предоставянето на тези данни, това може да доведе до невъзможност за подаване на поръчка.

При регистрация за получаване на периодични бюлетини на Онлайн магазина, Потребителят изразява съгласие за добавяне на неговия адрес и електронна поща (имейл) към списъка на получателите на бюлетини в Онлайн магазина. Всички имейл адреси, изпратени на „ВУЛКАН“ЕООД, съгласно закона няма да бъдат предоставяни на трети лица.

Винаги можете да откажете получаването на бюлетини чрез Интернет страницата www.e-gumi.com.

С включването Ви към базата данни на „ВУЛКАН“ЕООД се предоставя възможността да направи маркетингово изследване, на база на което ще визуализира потребностите на Потребителите, а това ще доведе до по-добро позициониране на Онлайн магазина и неговите оферти. А това от своя страна ще повиши компетентността и осведомеността на „ВУЛКАН“ЕООД за предпочитанията на Потребителите, което ще резултира върху предлагания от „ВУЛКАН“ЕООД асортимент от стоки и услуги с цел постигане на по-висока удовлетвореност на крайния потребител.

3. Използване на бисквитки (Cookies)

На различни страници от Интернет сайта си „ВУЛКАН“ЕООД използва т.нар. "бисквитки", за да се позволи използването на определени функции. Това са малки текстови файлове, които се съхраняват на компютъра Ви. Повечето от използваните от „ВУЛКАН“ЕООД "бисквитки" след края на сесията на браузъра се заличават от Вашия твърд диск (т. нар. „бисквитки за сесия“). Така наречените дългосрочни "бисквитки" (Cookies) също се използват. При едно друго посещение на сайта на „ВУЛКАН“ЕООД те автоматично ще разпознаят, че сте били при нас и какви входове и настройки сте предпочели. Можете да се противопоставите на използването на "бисквитки", като изберете подходящите настройки на Вашия браузър, но бихме искали да отбележим, че в този случай Вие няма да можете да използвате пълноценно всички функции на този сайт.

Създаване на анонимен потребителски профил за уеб анализ.

Интернет сайтът на „ВУЛКАН“ЕООД използва Google Analytics – това е служба за уеб анализ, предлагана от Google Inc ("Google"). Google Analytics използва така наречените "бисквитки" (текстови файлове), които се съхраняват на компютъра Ви, за да имат възможност да анализират употребата на сайта. По поръчение на собственика на този сайт Google ще използва тази информация за оценка на използването на уебсайта, за да се съставят доклади за дейността на уебсайта и предоставянето на други услуги, свързани с уеб сайтове и Интернет по отношение на собственика на уебсайта.

В рамките на Google Analytics, предоставеният от Вашия браузър IP - адрес няма да бъде въведен заедно с други данни от Google. Можете да откажете съхранението на "бисквитки", като изберете подходящите настройки на Вашия браузър, но бихме искали да се отбележи, че в този случай вие няма да можете да използвате напълно всички функции на този сайт.

Освен това Вие можете също предотвратите събирането на информация от „бисквитките“ и свързаните с това данни при използването на сайта (включително вашия IP- адрес) на Google, както и обработката на тези данни от Google.

Подробна информация за използването на Онлайн магазина и Интернет сайта на „ВУЛКАН“ЕООД, както и за „бисквитки“ е поместена в секция „Общи условия“, публикувана на сайта